Hele, fakt to potřebujete!
Přiznejme si to – většina lidí si nic nepamatuje. Doména, hosting, hesla k firemním aplikacím. Nikdo neví, kde co má. Nebo spíš někdo, a když ten někdo zmizí, nastane chaos. Interní dokumentace není sexy, ale je sakra užitečná. Ať už máte firmu, podnikáte na volné noze, nebo jen chcete, aby v tom nebyl bordel, tohle je základ.
Navíc, jak rostete, najímate si specialisty, potřebujete s těmi lidmi některé informace sdílet. Takže když jednou věnujete čas přípravě, v budoucnu už to vždy jen nasdílíte, nebo vykopírujete tu část, kterou zrovna potřebujete.
Typicky – chcete i v roli freelancera nastavit třeba DNS servery na rozesílku newsletterů. Moc se v tom nevyznáte, tak si na to najmete profíky nebo to vykomunikujte třeba s podporou.
Mimochodem, super podporu a super systém na rozesílku newsletterů má společnost SmartEmailing.
Tady prostě stačí zkopírovat pro podporu, kde a jak co máte nastavené, jaké přístupy a hned je řešení sranda na pár minut a ne stres na několik hodin.
A protože jdu sama příkladem, sepsala jsem vám, co všechno mám v dokumentaci já sama, proč a kdy se to může hodit.
A protože si dobře pamatuju, jak těžký bylo začít od nuly, když můžete si za drobnou finanční odměnu pro mou maličkost stáhnout vzorovou dokumentaci, která vám přípravu urychlí, usnadní a vy už si do ní budete doplňovat jenom informace.
V následujících kapitolách si vysvětlíme, co má interní technická dokumentace obsahovat a proč.
1. IT / Technická sekce – Konec lovení hesel v e-mailech
Domény a hosting
Web spadne, nikdo neví proč. „To kdysi řešil Franta, ale ten už tu nepracuje.“ Výborně.
Tip: Sepište si, jaké domény máte, kde jsou registrované, kdy expirují a hlavně – kdo k nim má přístup.
A hlavně, doména je klíčová, vlastníkem musíte být vy. Nikoliv váš ajťák, kámoš nebo dodavatel IT služeb. Pokud nevlastníte doménu, nevlastníte web, nemáte kontrolu nad e-maily.
Přístupy a bezpečnost
Sdílené heslo „firma123“ je jako nechat klíče od auta v zapalování a doufat, že si ho nikdo nevšimne. Ukrást a prolomit hesla, to je dnes pro hackery otázka pár minut. Ukradnou vám hesla uložená v prohlížeči, v mobilu, nedej bože někde hromadně sepsaná v Excelu.
Tip: Používejte správce hesel. Mějte přehled, kdo má přístup k čemu. Když někdo odchází, okamžitě ho odpojit od všeho. Nikdo nechce, aby si bývalý zaměstnanec po večerech četl interní dokumenty.
Já sama už několik let používám službu 1Password. Pro osobní použití je zdarma. Pro firemní použití stojí pár kaček. Můžete do ní dát přístup svým zaměstnancům, kontraktorům a subdodavatelům, nebo klidně i klientům.
Já si ve 1Passwordu uchovám jak své soukromé přístupy, tak i hesla ke klientským účtům všeho druhu (např. přístup do klientova SmartEmailingu, do sociálních sítí nebo třeba Google Analytics).
2. Důležité kontakty – Konec zoufalého hledání čísla na účetní
Když něco hoří, není čas lovit kontakty v zapomenutých e-mailech. Právník, účetní, IT správce. Kdo je má? Nikdo neví. ano, když jste volnonožcem, asi máte číslo přímo v mobilu. Jenže i tak - najednou potřebujete kontakt někomu sdílet a už to musíte přepisovat. Díky dokumentaci stačí CTRL-C a CTRL-V a máte hotovo.
Ve větších firmách už můžete mít víc právníků. Jeden řeší byznys, druhej zaměstnance, třetí vaše osobní věci. A je fajn mít v tom pořádek. Třeba jenom proto, že když přijmete novou HR, okamžitě ví, s kým řešit pracovně-právní agendu.
Tip: V jednom dokumentu mít všechny důležité kontakty. Přístupný kdykoliv, i ve chvíli, kdy něco hoří.
Už se mi samotné stalo, že jsem skončila v nemocnici a potřebovala jsem, aby muž za mě dořešil a vykomunikoval nějaké věci. Nasdílela jsem dokument a mohla jsem si užívat lenošení v nemocnici beze strachu, že mi někde něco hoří.
3. Pojištění – Ať je jasné, na co je nárok
Podnikatel podepíše smlouvu a dál ji neřeší. Pak se něco stane a všichni zjistí, že nikdo neví, co pojištění kryje. A pokud máte firmu, tak je super, když se katastrofy dějí ve chvíli, kdy se sluníte třeba na Tenerife daleko od domova.
Tip: Přehled pojistek, co kryjí a kdy končí. když přijde škodní událost, je k nezaplacení. Už žádné zdlouhavé hledání informací.
A když k tomu přihodíte rovnou kontakty na pojistného makléře nebo likvidátora, můžete to rovnou hodit třeba na svou asistentku a dál si užívat klid.
4. Aplikace – Kolik peněz jde oknem za software, který už nikdo nepoužívá
Měsíce běží, předplatné se platí a nikdo se do aplikací ani nepřihlásí. Přehled nula, kontrola žádná. Tohle jsem řešila velmi často s kontraktory. Jeden grafik chtěl používat jednu fotobanku, druhý jinou, pak mě přesvědčovali, že potřebují roční předplatné na jakýsi ikony. A než jsem se rozkoukala, platila jsem desítky tisíc měsíčně za různé appky a licence.
Tip: Vytvořte si seznam aplikací, kdo k nim má přístup a kolik za ně firma platí. Ideální příležitost vyházet zbytečné nástroje a ušetřit tisíce.
Taky díky tomu zjistíte, jestli neplatíte něco zbytečně dvakrát. Já tak třeba zlikvidovala Zoom, protože si platím Google Workspace a mám v rámci licence Google Meet, který má dnes takřka totožné funkce. A dobře jsem si rozmyslela, jestli mi 40 EUR měsíčně za Zoom stojí za to, že má dvě tlačítka a jednu fíčuru navíc.
Navíc jsem si vytvořila extra e-mailovou adresu, se kterou se do všech těchto appek registruji. Takže když mi pak přišli nebo odešli zaměstnanci a kontraktoři, účty byly pěkně u mně ve firmě, s celou historií a já a moje firma jsme o nic nepřišli. A jako bonus jsem se vyhnula všemu tomu reklamnímu spamu, který vám každá appka začala posílat.
Jednou za čas to promažu na tom dedikovaném e-mailu a můj vlastní e-mail je čistý.
Kolegové měli seznam přístupný, takže věděli, že pokud nějakou appku potřebují, mají se nejdřív podívat do seznamu, zda už někde nemáme něco registrované. A pokud přeci jen nenašli, měli pod seznamem instrukci, jak si o něco nového zažádat, jak si to obhájit.
Takže já jsem netrávila hromady času hovory o tom, zda to potřebujeme, proč, jaké jsou alternativy. To vše si musel zjistit a sesumírovat do žádosti ten, kdo po mě něco chtěl.
5. Procesy a směrnice – Konec školení nováčků pořád dokola
Nový člověk nastoupí, všechno se vysvětluje od nuly, po páté už to nikoho nebaví. Takže my jsme zavedli interní WIKI. V rámci našeho Google Workspacu jsme tvořili dokumenty s návody na rutinní činnosti.
Něco jsme popsali formou dokumentu se screenshoty, k něčemu jsme třeba nahráli i videa.
Byla to fuška dát dokupy, ale z dlouhodobého hlediska nám to šetřilo čas, který bychom vyplýtvali na ustavičné vysvětlování věcí, ktré jsme vysvětlovali už tisíckrát.
I já dnes, zpátky na volné noze, tvořím návody a videa, kde popisuju, jak se co dělá. Protože co když si časem zase najmu třeba asistentku? Musela bych s ní trávit hodiny, které nemám, nad tím, abych ji zaučila.
Takto si pustí video, přečte návod a maximálně se mě doptá na drobnosti, které by jí třeba nebyli jasné.
Tip: Základní procesy mějte na papíře. Jak se nastavuje e-mail, jak se zadávají faktury, jak funguje onboarding. Ušetříte čas, nervy a vypadá to profesionálně.
Šablona ke stažení
Nejde o to psát encyklopedii, ale mít základní pořádek. Hlava není úložiště. Všechno, co je potřeba vědět pro hladký chod firmy, by mělo být sepsané a dostupné.
Chcete si to ulehčit? Stáhněte si vzorovou dokumentaci a jen si ji přizpůsobte.
Commentaires